Hướng Dẫn Sử Dụng Máy In Đơn Hàng

Bán hàng online mà chưa biết sử dụng máy in đơn hàng? Bạn đang tự làm khó mình đấy!

Nếu bạn đang bán hàng trên Shopee, TikTok Shop, Lazada… và mỗi lần in đơn hàng là một “cuộc phiêu lưu kỳ thú” — thì xin chúc mừng, bạn không cô đơn!

Nhiều chủ shop mới vẫn đang loay hoay với các vấn đề như:

📦 In sai khổ giấy, tem dán không vừa gói hàng
🔄 Mỗi lần in đơn phải chỉnh sửa thủ công, cực kỳ mất thời gian
⌛ Mất cả buổi chỉ để in vài chục đơn — đơn chưa đi mà stress đã tới

Việc sử dụng máy in đơn hàng đúng cách không chỉ giúp bạn xử lý hàng loạt đơn nhanh như chớp, mà còn giúp gói hàng chuyên nghiệp hơn trong mắt khách và shipper.

🎯 Tin vui là: bạn chỉ cần đọc bài viết này!

Trong bài viết này, Xprinter sẽ hướng dẫn bạn từng bước một, từ cơ bản đến nâng cao, để:

Phân biệt được máy in đơn hàng với máy in hóa đơn bán lẻ
Biết cách chọn công nghệ in phù hợp với shop bạn
Chuẩn bị và lắp đặt máy in đúng chuẩn
Và đặc biệt: biết cách xử lý các lỗi “khó nhằn” một cách dễ dàng

💡 Với phương châm “Bán máy là một chuyện, hỗ trợ tận tâm mới là Xprinter”, chúng tôi sẽ giúp bạn yên tâm vận hành shop trơn tru, đơn đi êm ru, khách lại càng mê!

📌 Sẵn sàng chưa? Hãy bắt đầu từ việc phân biệt đúng loại máy in, để không “tiền mất – dùng sai” nhé!

Đừng nhầm nhé! Máy in đơn hàng TMĐT và máy in hóa đơn không giống nhau đâu!

Rất nhiều người mới bắt đầu bán hàng online thường hỏi:

“Ủa? Máy in đơn hàng với máy in hóa đơn bán hàng có gì khác nhau không? Dùng chung được không?”

Câu trả lời là: KHÁC NHAU HOÀN TOÀN và nếu chọn sai, bạn sẽ sớm thấy… hối hận 😅

🎯 Máy in đơn hàng TMĐT là gì?

👉 Là loại máy chuyên dùng để in tem vận chuyển, đơn giao hàng từ các sàn TMĐT như Shopee, Tiktok Shop, Lazada,…

In giấy decal khổ 100x150mm – chuẩn khổ in của các sàn TMĐT
Không cần mực (đa số dùng công nghệ in nhiệt trực tiếp)
Tốc độ in cao, hỗ trợ in hàng loạt đơn liên tục
Thường kết nối với máy tính, dễ tương thích với phần mềm quản lý đơn hàng

🧾 Còn máy in hóa đơn bán hàng thì sao?

👉 Dùng để in bill thanh toán, chủ yếu trong các cửa hàng tạp hóa, quán café, nhà hàng,…

In giấy khổ nhỏ (57mm hoặc 80mm)
Thường in thông tin sản phẩm – giá tiền – tổng hóa đơn
Không phù hợp để in mã vận đơn hay tem giao hàng
Giao tiếp in thường qua phần mềm bán hàng (POS)

🚨 Vậy nếu bạn đang kinh doanh trên Shopee, Tiktok Shop, Lazada…

=> Đừng “lỡ tay” mua nhầm máy in hóa đơn nha!

Bạn cần một chiếc máy in đơn hàng nhiệt đúng chuẩn TMĐT, ví dụ như dòng Xprinter XP-420B – được thiết kế riêng để hỗ trợ các shop TMĐT in tem nhanh, chuẩn, bám dính tốt.

Công nghệ in nhiệt trực tiếp và gián tiếp – Chọn đúng để in đơn chuẩn, không lo lỗi!

Khi chọn máy in đơn hàng, bạn sẽ nghe đến hai công nghệ in phổ biến: in nhiệt trực tiếp và in nhiệt gián tiếp. Đừng lo, nghe thì hơi khoa học nhưng mình sẽ giải thích cực dễ hiểu nhé!

🔥 In nhiệt trực tiếp là gì?

Máy in sử dụng giấy cảm nhiệt đặc biệt, khi đầu in nóng lên, giấy sẽ đổi màu để tạo ra chữ và hình ảnh.
Ưu điểm: Không cần dùng mực, chi phí rẻ, thao tác đơn giản, phù hợp in đơn hàng, tem vận chuyển.
Nhược điểm: Tem in chỉ bền trong thời gian ngắn, dễ phai nếu để ngoài nắng hoặc cọ xát mạnh.
Ai dùng: Các shop bán hàng online, giao hàng nội thành, đơn hàng cần in nhanh gọn.

❄️ In nhiệt gián tiếp (in truyền nhiệt) là gì?

Máy in sử dụng ribbon (băng mực) và giấy decal trắng. Đầu in làm nóng băng mực, mực truyền lên giấy tạo thành hình ảnh.
Ưu điểm: Bản in bền màu, chịu nhiệt, chịu nước tốt, thích hợp in tem nhãn lâu dài, sản phẩm công nghiệp.
Nhược điểm: Chi phí đầu tư và vận hành cao hơn, mất thời gian thay mực.
Ai dùng: Các doanh nghiệp cần tem nhãn bền lâu, sản phẩm xuất khẩu, kho vận quy mô lớn.

💡 Lời khuyên cho shop online:

Phần lớn các shop kinh doanh trên Shopee, Lazada hay TikTok Shop chỉ cần chọn máy in nhiệt trực tiếp. Nó nhanh, gọn, dễ dùng mà lại tiết kiệm chi phí vận hành.

Chuẩn bị trước khi in đơn hàng – Bước “vàng” giúp bạn in ấn trơn tru, không gián đoạn

Bạn biết không, chuẩn bị kỹ càng trước khi in đơn hàng chính là bí quyết để shop bạn chạy đơn mượt mà, không “đứng hình” giữa chừng.

Đây là những điều bạn nhất định phải kiểm tra trước khi bấm nút in:

📄 Giấy in đơn hàng: Đảm bảo giấy in đúng loại, khổ chuẩn 100x150mm (hoặc khổ quy định của sàn bạn dùng). Giấy phải còn đủ, không bị ẩm ướt hay rách.
🎨 Mực in (nếu máy bạn dùng in nhiệt gián tiếp): Kiểm tra băng mực còn đủ, không bị dính hay rách.
⚙️ Kết nối máy in: Đảm bảo máy tính hoặc điện thoại đã kết nối đúng, driver máy in được cài đặt chuẩn xác.
🖨️ In thử (Print test): Trước khi in hàng loạt, bạn nên in test một vài đơn xem tem có rõ nét, không bị nhòe, lệch khổ.

👉 Lưu ý nhỏ:

Không kiểm tra giấy và in test thử là nguyên nhân hàng đầu gây ra lỗi in tem “rối loạn”, mất thời gian chỉnh sửa, thậm chí phải in lại từ đầu.

🚀 Lợi ích khi bạn chuẩn bị kỹ càng:

Tiết kiệm thời gian, tăng năng suất xử lý đơn
Giảm thiểu sai sót, đơn hàng chuẩn đẹp, khách hài lòng
Giúp quá trình giao hàng nhanh chóng, thuận lợi hơn

💡 Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng nghìn shop online, Xprinter luôn nhấn mạnh:
Chuẩn bị tốt là thành công một nửa!

Bạn đã chuẩn bị đủ chưa? Tiếp theo, mình sẽ chia sẻ vài mẹo cực hay giúp bạn sử dụng máy in đơn hàng hiệu quả hơn mỗi ngày. Đừng bỏ lỡ nhé!

Hướng dẫn sử dụng máy in đơn hàng chi tiết từ A – Z

Đã đến lúc “khai mở” bí kíp sử dụng máy in đơn hàng sao cho thần tốc, chính xác và cực kỳ dễ dàng nhé! Xprinter sẽ dẫn bạn qua từng bước từ lúc mở hộp cho đến khi in tem siêu chuẩn, đừng lo, mọi thứ đều rất đơn giản!

1️⃣ Mở hộp và kiểm tra sản phẩm

Mở hộp và kiểm tra sản phẩm máy in đơn hàng

Kiểm tra máy in: Đảm bảo máy không bị móp méo, đầy đủ phụ kiện kèm theo (cáp nguồn, cáp kết nối, sách hướng dẫn).
Kiểm tra giấy in: Loại giấy cảm nhiệt chuyên dụng, khổ chuẩn theo máy in bạn chọn.
Kiểm tra mực in (nếu có): Một số máy in nhiệt gián tiếp cần băng mực, kiểm tra băng mực còn nguyên vẹn.

2️⃣ Lắp đặt máy in ở vị trí phù hợp

Lắp đặt máy in đơn hàng ở vị trí phù hợp

Chọn nơi bằng phẳng, khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp.
Đảm bảo có nguồn điện ổn định và khoảng cách hợp lý để kết nối máy tính hoặc thiết bị di động.

3️⃣ Kết nối máy in với máy tính hoặc thiết bị di động

Dùng cáp USB hoặc kết nối không dây (Wi-Fi, Bluetooth) tùy theo model máy.
Đảm bảo driver máy in được cài đặt đầy đủ và đúng phiên bản trên thiết bị của bạn.

4️⃣ Cài đặt phần mềm in đơn hàng

Cài phần mềm do nhà cung cấp khuyến nghị hoặc phần mềm của sàn thương mại điện tử bạn dùng.
Thiết lập đúng khổ giấy, loại giấy và chất lượng in trong phần mềm.

5️⃣ Lắp giấy in cho máy

Mở nắp máy in, đặt giấy in cảm nhiệt đúng chiều (mặt giấy có phủ lớp cảm nhiệt hướng lên đầu in).
Điều chỉnh thanh giữ giấy để giấy không bị lệch trong quá trình in.

6️⃣ Lắp mực in (dành cho máy in nhiệt gián tiếp)

Đặt băng mực (ribbon) đúng vị trí, tránh bị rách hay nhăn.
Kéo băng mực căng vừa phải để đầu in tiếp xúc đều.

7️⃣ In thử (Print test)

In một hoặc vài đơn hàng mẫu để kiểm tra chất lượng tem, mực, khổ giấy và căn chỉnh tem.
Nếu có lỗi, điều chỉnh lại theo hướng dẫn để có bản in chuẩn nhất.

8️⃣ In đơn hàng thực tế

Sử dụng phần mềm in để xuất file đơn hàng và gửi đến máy in.
Theo dõi quá trình in, đảm bảo giấy không bị kẹt và tem in ra đúng như mẫu test.

9️⃣ Bảo trì và vệ sinh máy định kỳ

Vệ sinh đầu in, lô sấy, trục lăn để giữ chất lượng bản in và kéo dài tuổi thọ máy.
Kiểm tra và thay giấy, mực khi hết hoặc hỏng.

💡 Tip từ Xprinter: Luôn in thử sau khi thay giấy hoặc mực để tránh lãng phí tem và đảm bảo đơn hàng in ra sắc nét, chuyên nghiệp.

Lợi ích khi sử dụng máy in đơn hàng — Chuyện tưởng nhỏ mà ảnh hưởng lớn!

Bạn có biết, một chiếc máy in đơn hàng xịn xò không chỉ giúp bạn in tem nhanh mà còn mang lại cả “rổ” lợi ích sau đây?

🌟 Những điểm cộng “đáng đồng tiền bát gạo”:

Tiết kiệm thời gian xử lý đơn: In nhanh, không phải ngồi gõ từng thông tin hoặc dán tem tay nữa.
Giảm thiểu sai sót: Tem in chuẩn, dễ đọc, tránh nhầm lẫn địa chỉ, mã vận đơn.
Tăng tính chuyên nghiệp: Đơn hàng rõ ràng, gọn gàng khiến khách tin tưởng shop bạn hơn.
Hỗ trợ giao hàng nhanh chóng: Tem dán chuẩn giúp đơn vị vận chuyển dễ dàng quét mã, xử lý đơn nhanh.
Giảm chi phí vận hành: Dùng giấy in nhiệt không cần mực, tiết kiệm chi phí thay mực, bảo trì máy đơn giản.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng máy in đơn hàng — Đừng để “tai nạn” in ấn làm shop bạn điêu đứng!

Dù máy in đơn hàng có “thần thánh” đến đâu, nếu không chú ý những điều sau, bạn dễ gặp rắc rối lắm đấy:

Không dùng giấy in kém chất lượng: Giấy dởm dễ gây kẹt máy, in lem nhem, ảnh hưởng đến đầu in.
Kiểm tra thường xuyên giấy và mực: Giấy ẩm hay mực hết dễ làm bản in nhạt, mờ, mất nét.
Vệ sinh đầu in định kỳ: Giúp đầu in bền, tem in sắc nét và máy hoạt động ổn định.
Không in liên tục quá lâu: Máy cần nghỉ để tránh quá nhiệt, giảm tuổi thọ.
Sử dụng đúng khổ giấy và cài đặt máy: Tránh hiện tượng lệch tem, cắt sai kích thước gây lãng phí giấy.
Luôn in thử trước khi in số lượng lớn: Giúp phát hiện lỗi kịp thời, tránh in sai hàng loạt.

👉 Mẹo nhỏ từ Xprinter: Để máy in luôn “khỏe mạnh” như mới, hãy sử dụng giấy in chính hãng và nhờ kỹ thuật viên hỗ trợ vệ sinh, bảo dưỡng định kỳ nhé!

Giải đáp câu hỏi thường gặp về sử dụng máy in đơn hàng

Trong quá trình sử dụng máy in đơn hàng, nhiều bạn mới hay gặp những thắc mắc “hóc búa” nhưng đừng lo, Xprinter đã tổng hợp giúp bạn ngay dưới đây!

1️⃣ Máy in đơn hàng có thể in cho tất cả các sàn thương mại điện tử không?

Thông thường, máy in đơn hàng dùng công nghệ in nhiệt đều có thể in trên các sàn như Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop… miễn là bạn đã cài đặt đúng phần mềm và thiết lập chuẩn khổ giấy, định dạng tem.

2️⃣ Tôi có cần phải dùng loại giấy in đặc biệt không?

Có nhé! Giấy in nhiệt chuyên dụng là bắt buộc để máy in ra tem rõ nét, bền màu và tránh gây kẹt máy. Giấy thường không dùng được do thiếu lớp cảm nhiệt.

3️⃣ Máy in đơn hàng khác gì so với máy in hóa đơn hay máy in bill?

Máy in đơn hàng chủ yếu in tem đơn có kích thước dài, chuẩn để dán lên kiện hàng. Máy in hóa đơn (bill) in giấy khổ nhỏ, thường dùng cho thanh toán tại quầy. Công nghệ và khổ giấy cũng khác nhau nên không thể dùng thay thế lẫn nhau.

4️⃣ Tôi có thể kết nối máy in đơn hàng với điện thoại không?

Hoàn toàn có thể! Nhiều máy in đời mới hỗ trợ kết nối Bluetooth hoặc Wi-Fi, giúp bạn in đơn nhanh gọn ngay trên điện thoại, rất tiện cho shop nhỏ hoặc đi giao hàng.

5️⃣ Tại sao bản in bị mờ hoặc kẹt giấy?

Nguyên nhân phổ biến là giấy in bị ẩm, mực in hết hoặc lắp giấy sai chiều. Ngoài ra, máy lâu ngày không vệ sinh đầu in cũng làm bản in kém chất lượng. Bạn nên kiểm tra giấy, mực và vệ sinh máy thường xuyên nhé.

6️⃣ Có cần bảo dưỡng máy in thường xuyên không?

Rất cần! Vệ sinh định kỳ giúp máy bền bỉ, tránh hư hỏng đầu in và trục lăn. Bạn có thể tự vệ sinh hoặc liên hệ trung tâm bảo hành Xprinter để được hỗ trợ nhanh chóng.

Nếu bạn còn thắc mắc gì thêm, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ tư vấn Xprinter. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7 với dịch vụ tận tâm, nhanh chóng!

Xprinter – Người bạn đồng hành tin cậy cho mọi shop online thành công!

Bạn đã sẵn sàng để chinh phục công việc kinh doanh cùng máy in đơn hàng chưa? Hãy thử ngay hôm nay và trải nghiệm sự khác biệt nhé!

Xprinter – Đối tác tin cậy cho mọi nhu cầu máy in đơn hàng của bạn

Khi bạn cần một chiếc máy in đơn hàng vừa bền, vừa chạy “ngon”, lại được hỗ trợ tận tình, Xprinter chính là lựa chọn số 1. Chúng tôi không chỉ cung cấp sản phẩm chất lượng cao mà còn đồng hành cùng bạn từ bước tư vấn chọn máy, hướng dẫn sử dụng, đến bảo trì và chăm sóc sau bán hàng.

Đội ngũ kỹ thuật và tư vấn viên của Xprinter luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc nhanh chóng, giúp bạn tối ưu quy trình in đơn hàng, nâng tầm chuyên nghiệp cho shop và doanh nghiệp của mình.

Chúng tôi hiểu rằng mỗi đơn hàng được in ra là tiếng nói của thương hiệu bạn. Vì thế, Xprinter cam kết mang đến giải pháp máy in đơn hàng hiệu quả, bền bỉ, và dịch vụ khách hàng tận tâm nhất.

Liên hệ ngay với Xprinter để nhận tư vấn và hỗ trợ:

📞 Hotline 24/7 (Zalo) : 09.3883.1717
📧 Email: info@xprinter.vn
🌐 Website: www.xprinter.vn
🏢 Địa chỉ : Tầng 21 Capital Tower, 109 Trần Hưng Đạo, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội